Politique de location de la salle communautaire et des parcs

Numéro de la politique : POL-REC-02-25 

​Version : V1 

​Titre : Politique de location de la salle communautaire et des parcs 

​Date d’entrée en vigueur : 28 janvier 2025 

​Autorité d’approbation : Département des loisirs  

​Date de révision prévue: 28 janvier 2026 

​Personne-ressource pour la politique : Justin Lafrance, Directeur des loisirs,  par Intérim 

​Département initiateur : Récréation 

​Résumé : Cette politique établit des lignes directrices complètes pour l’attribution et la gestion de l’utilisation des salles communautaires et des parcs au sein de la Municipalité de La Nation. Elle garantit la sécurité, un accès équitable et le respect des règlements municipaux tout en favorisant une gestion efficace des installations. Cette politique s’applique à tous les locataires, utilisateurs et parties prenantes interagissant avec ces installations. 

1. Déclaration de la politique 

La politique de location des salles communautaires et des parcs de la Municipalité de La Nation fournit des règles claires et cohérentes pour l’utilisation des installations récréatives et des parcs, garantissant la sécurité, un accès équitable et le respect des règlements. 

2. Objectif 

Définir les procédures pour la location et l’utilisation des installations ou parcs municipaux, en garantissant un accès équitable pour tous les utilisateurs tout en assurant la sécurité et l’efficacité opérationnelle. 

3. Portée 

Cette politique s’applique à toutes les personnes, groupes et organisations louant les salles communautaires, les parcs et les installations connexes gérés par la Municipalité de La Nation. Elle inclut des directives pour des événements tels que les mariages, anniversaires, activités sportives et réunions à but non lucratif. La politique définit les responsabilités des locataires, l’utilisation des installations, les services de bar, les paiements, les annulations et les exigences en matière de responsabilité afin d’assurer l’uniformité et le respect des normes municipales. 

4. Autorité législative 

Cette politique est guidée par la Politique sur les frais d’utilisation des installations récréatives ainsi que par les règlements municipaux et provinciaux applicables, tels que :
Loi sur les municipalités, 2001 (Ontario) : Confère aux municipalités l’autorité de gérer et de réglementer les installations et services publics, y compris l’établissement des conditions d’utilisation.
Loi de 2019 sur les permis d’alcool et la réglementation des alcools (Ontario) : Régit la vente et le service d’alcool, notamment les exigences relatives aux permis pour événements spéciaux et aux opérations de bar.
Loi sur la responsabilité des occupants, 1990 (Ontario) : Décrit les responsabilités des exploitants d’installations et des locataires pour assurer un environnement sécuritaire aux participants et aux invités.
Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (AODA) : Veille à ce que les installations municipales soient accessibles et inclusives pour tous les utilisateurs. 

5. Définitions 

Petite salle : 

Une installation avec une capacité maximale de 200 personnes ou moins. 

Grande salle : 

Une installation avec une capacité de 201 personnes ou plus. 

Groupe à but non lucratif : Une organisation répondant aux critères municipaux de statut à but non lucratif, incluant une gouvernance active, des opérations locales et un bénéfice pour la communauté. 

Contrat de location : Un document contraignant détaillant les termes et conditions d’utilisation des installations. 

Frais de service de bar : Un frais pour les services de bar municipaux, soumis aux conditions décrites dans cette politique. 

Tarifs des jours fériés : Tarifs de location ajustés applicables pendant les jours fériés pour tenir compte des coûts supplémentaires. 

6. Politique 

6.1. Forfaits de location des salles communautaires et des parcs : 

6.1.1. Location uniforme des salles et de la surface de l’aréna 

La Municipalité de La Nation offre des options de location polyvalentes pour répondre à une large gamme d’événements et d’activités. Que vous organisiez des réunions, des fêtes, des mariages ou que vous ayez besoin d’accéder à des installations de cuisine, nous proposons des espaces flexibles adaptés à vos besoins. 

Pendant l’été, la surface de glace de l’aréna est disponible à la location horaire, tandis que le bar sportif de St-Isidore et l’annexe de Limoges offrent des options supplémentaires. Pour des rassemblements plus petits, des salles de conférence sont également disponibles. Nos installations peuvent accueillir des activités sportives, des enchères (commerciales ou privées) et d’autres événements, avec des frais applicables pour chaque espace de location. 

Pour les locations où le groupe souhaite conserver les profits du bar, le Centre récréatif de Limoges (St-Viateur) et le plancher de l’aréna de St-Isidore sont des choix idéaux. Il est de la responsabilité du locataire de demander et de payer le permis nécessaire. Tous les locataires doivent respecter la Politique municipale sur l’alcool et fournir une preuve d’assurance responsabilité civile. 

6.1.2. Forfaits marriage 

Le forfait mariage comprend : 

• Accès avant l’événement : Accès à la salle pendant les heures normales d’ouverture la veille du mariage pour l’installation, la décoration ou une inspection. Pour tout accès au-delà des heures normales, des arrangements spéciaux doivent être pris avec le service des loisirs. 
• Accès le jour de l’événement : Accès à la salle de 8 h à 1 h du matin le jour du mariage. 
• Accès après l’événement : Accès à la salle pour 4 heures le lendemain de l’événement pour retirer les décorations, équipements et autres objets. L’horaire doit être convenu avec le gestionnaire de la salle. 
• Service de bar : 8 heures de service de bar sont incluses. 

Note : Les règles de location des salles ci-dessous doivent être respectées pour les décorations à l’intérieur de la salle. 

6.1.3. Forfaits anniversaires – Salle GFL (été : 1er juin au 30 septembre) 

• Le forfait fête d’anniversaire au Complexe sportif de La Nation comprend : 
• 3 heures de location de salle 
• 1 heure de location de terrain 
• Le forfait est conçu pour un maximum de 30 invités. 
• Les options d’aménagement ne sont pas personnalisables. 

6.1.4. Forfaits anniversaires – Salle Egg-cellence (hiver : 1er juin au 30 septembre) 

• 3 heures de location de salle + 1 heure de location de terrain. 
• Le forfait est conçu pour un maximum de 30 invités. 
• Les options d’aménagement ne sont pas personnalisables. 
• Location de chaussures de bowling incluse 

6.1.5. Modification de la configuration de la salle St-Albert 

Les locataires demandant une configuration différente de celle par défaut devront payer des frais supplémentaires. 

6.2. Location de parcs 

Terrains de balle : 

• Des frais d’entretien s’appliquent (voir la Politique sur les frais d’utilisation des installations récréatives). 
• Les locataires sont responsables de l’entretien et du traçage des lignes. Tout équipement nécessaire pour jouer (cages de lancer, plaque de lancer) doit être fourni par la ligue. 
• Les fonds provenant des locations seront utilisés pour l’achat de chaux, de nouvelles bases et de réparations mineures. 

Parcs et restaurant : 

• Les espaces des parcs et le bâtiment du restaurant au parc Rodolphe Latreille sont disponibles à la location. 
• Les locataires doivent gérer l’ouverture, la fermeture et le nettoyage après leur événement. 

Entreprises privées : 

• Les individus ou entreprises proposant des activités, comme des cours d’exercices, seront facturés mensuellement pour opérer sur une propriété municipale. 

Utilisation de l’électricité par les vendeurs : 

• Les vendeurs privés souhaitant utiliser l’électricité lors d’un festival ou d’une activité devront payer des frais journaliers de connexion (voir la Politique sur les frais d’utilisation des installations récréatives). 

6.3. Réservation d’activités sportives 

Aucun service d’installation ne sera fourni par la municipalité. Les locataires sont responsables de s’assurer que la zone est nettoyée et remise dans son état d’origine après utilisation. 

6.4. Critères pour les groupes à but non lucratif, activités de collecte de fonds et réunions 

Les groupes à but non lucratif de La Nation bénéficient de tarifs réduits pour la location des salles chaque année. Un montant maximum sera attribué par les membres du conseil pour ces groupes. Consultez la Politique POL : CL-01-2025 pour plus d’informations. 

6.5. Responsabilité et assurances 

La Municipalité de La Nation décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de dommage causé aux biens personnels ou à l’équipement des utilisateurs. Les locataires doivent souscrire une assurance responsabilité civile appropriée pour couvrir les risques liés à l’utilisation des installations.  

La Municipalité offre une assurance utilisateur aux locataires, dont le coût sera ajouté aux frais de location au moment de la réservation. Si le locataire préfère utiliser sa propre assurance, une preuve d’assurance avec une couverture minimale de 2 millions de dollars doit être transmise à la Municipalité au plus tard sept (7) jours après l’émission de la facture. 

Pour les réservations effectuées dans un délai inférieur à sept (7) jours avant l’événement, cette preuve doit être fournie au plus tard 24 heures avant le début de la location. Les locataires sont entièrement responsables des dommages causés aux installations durant leur période de location et devront assumer les coûts associés. 

6.6. Paiement 

Tous les paiements doivent être reçus 30 jours avant l’événement. Les options de paiement incluent : chèque, débit ou argent comptant au Centre récréatif de St-Isidore ou au Complexe sportif de La Nation. Des frais d’intérêts mensuels seront appliqués à toute facture impayée. Le contrat de location et le paiement complet sont requis pour confirmer la réservation. 

6.7. Annulations et modifications 

La Municipalité de La Nation se réserve le droit d’annuler une réservation en raison d’événements spéciaux, de conditions dangereuses ou d’autres urgences. En cas d’annulation, des efforts seront faits pour proposer une date de remplacement ou un remboursement. 

Si le client annule l’événement pour des raisons non liées à la municipalité, des frais administratifs de 50 $ seront déduits du remboursement. 

6.8. Frais de service de bar 

Le service de bar peut être demandé moyennant des frais (voir la Politique sur les frais d’utilisation des installations récréatives). Les bars peuvent fonctionner de 10 h à 1 h, avec l’obligation pour les invités de quitter les lieux au plus tard 45 minutes après la fermeture du bar. 

Prolongation du service de bar :
Les locataires peuvent demander une prolongation du service de bar jusqu’à 2h du matin, à condition qu’un repas léger soit servi avant minuit. Les demandes de prolongation doivent être soumises par écrit au directeur des loisirs au moins un mois avant l’événement. 

6.9. Jour fériés 

Les tarifs de location pour tous les centres communautaires augmenteront les jours fériés afin de couvrir les coûts supplémentaires liés au personnel. Aucune location ne sera acceptée le 25 décembre ou le 1er janvier. 

Les jours fériés seront définis selon la Politique des avantages sociaux des employés de la Municipalité de La Nation. 

Les locations pour des activités sportives les jours fériés nécessiteront une réservation minimum de 3 heures et seront soumises à un tarif majoré. 

Les salles de conférence ne peuvent pas être réservées seules les jours fériés. 

6.10. Groupe de seniors et Corde à Linge 

• Les groupes de seniors se verront facturer un tarif annuel pour l’utilisation de leurs salles respectives (voir la Politique sur les frais d’utilisation des installations récréatives). 
• Corde à Linge au Centre communautaire de St-Albert aura des frais annuels ajustés chaque année et un accès 24h/24 à l’installation. Le locataire est responsable du nettoyage des lieux. 

6.11. Politique de service de vin 

Tout le vin doit être acheté par l’intermédiaire de La Municipalité de La Nation. Les commandes de vin doivent être passées au moins 30 jours avant l’événement. Le locataire ou le traiteur est responsable de disposer le vin ou l’eau sur les tables. La limite est d’une bouteille de vin pour trois invités. 

6.12. Politique de bar ouvert 

Si le locataire souhaite offrir un bar ouvert, toutes les boissons doivent être achetées par l’intermédiaire du centre communautaire. Le locataire doit informer le gestionnaire de la salle au moins 7 jours avant l’événement, en précisant les heures et toute limite de dépense. Toutes les boissons alcoolisées doivent être fournies par le centre – aucune boisson alcoolisée ne peut être distribuée comme échantillon ou offerte par un fabricant indépendant à un coût réduit pour le locataire. 

6.13. Tarifs de location 

Les tarifs de location sont révisés et mis à jour annuellement par le conseil municipal et publiés dans la Politique sur les frais d’utilisation des loisirs. Des tarifs différents peuvent s’appliquer pour les résidents et les non-résidents de la Municipalité de La Nation. Une preuve de résidence est requise pour bénéficier du tarif résident. 

6.14. Règle de location 

Décorations : Confettis, foin, machines à fumée, bougies à flamme nue, clous/épingles pour les décorations murales et tout élément pouvant endommager les installations sont interdits. Seul le ruban adhésif de peintre ou la gomme adhésive est autorisé. 

Loteries : Aucune loterie (50/50) n’est autorisée sans l’approbation de La Municipalité de La Nation. 

Service de bar : Le service de bar ne commencera pas avant 10 h et fermera au plus tard à 1 h (sauf pour le réveillon du Nouvel An). Les locataires peuvent demander une fermeture plus tardive si un repas est servi avant minuit. 

Dommages et nettoyage : Les locataires sont responsables de tout dommage et doivent s’assurer que la salle est laissée propre. Des frais de nettoyage peuvent être appliqués si la salle n’est pas remise dans son état d’origine. 

Conduite : Les invités doivent traiter le personnel municipal avec respect. Un comportement irrespectueux peut entraîner la fermeture immédiate de l’événement. 

L’utilisation de châteaux gonflables ou de structures similaires est strictement interdite dans toutes les salles communautaires et parcs gérés par La Nation, sauf accord préalable avec le directeur des loisirs. Les locataires doivent fournir une preuve d’assurance adéquate, incluant une responsabilité minimale de 2 millions de dollars, mentionnant La Nation assuré supplémentaire. Le non-respect de cette politique entraînera l’annulation immédiate du contrat de location. 

6.15. Gestion des risques liés aux événements et contrôle d’alcool
Afin d’assurer la sécurité de tous les participants et le respect de la Loi sur les permis de d’alcool et la réglementation connexe, la Municipalité de La Nation a adopté l’approche graduée suivante pour les locations :

6.15.1 Classification des événements selon le niveau de risque – Événements avec service d’alcool
Tous les événements où de l’alcool est servi seront évalués et classés comme suit :

Faible risque (moins de 100 participants avec service de bar)

• Un membre du personnel ou bénévole certifié Smart Serve doit être présent pour servir l’alcool.
• Aucun dépôt ni service de sécurité supplémentaire n’est requis, sauf en cas d’incidents antérieurs.
• Si de l’alcool extérieur est découvert ou si des dommages surviennent, l’événement sera immédiatement interrompu.

Risque modéré (100 à 249 participants avec service de bar)

• Deux membres du personnel ou bénévoles certifiés Smart Serve doivent être présents.
• Un dépôt remboursable de 500 $ pour dommages et conformité est requis.
• Si de l’alcool extérieur est découvert ou si des dommages surviennent, l’événement sera immédiatement interrompu et le dépôt sera retenu.

Haut risque (250 participants et plus avec service de bar)

• Deux membres du personnel ou bénévoles certifiés Smart Serve doivent être présents.
• Le locataire doit engager un service de sécurité par l’entremise de la municipalité pour la durée de l’événement.
• Un dépôt remboursable de 1 000 $ pour dommages et conformité est requis.
• Si de l’alcool extérieur est découvert ou si des dommages surviennent, l’événement sera immédiatement interrompu et le dépôt sera retenu.

6.15.2. Événements sans alcool
Les événements sans service d’alcool seront évalués et classés comme suit :

Faible risque (moins de 250 participants)

• Aucun dépôt ni service de sécurité supplémentaire n’est requis, sauf en cas d’incidents antérieurs.
• Si de l’alcool extérieur est découvert ou si des dommages surviennent, l’événement sera immédiatement interrompu.

Risque modéré (250 à 399 participants)

• Un dépôt remboursable de 500 $ pour dommages et conformité est requis.
• Si de l’alcool extérieur est découvert ou si des dommages surviennent, l’événement sera immédiatement interrompu et le dépôt sera retenu.

Haut risque (400 participants et plus)

• Un dépôt remboursable de 1 000 $ pour dommages et conformité est requis.
• Si de l’alcool extérieur est découvert ou si des dommages surviennent, l’événement sera immédiatement interrompu et le dépôt sera retenu.

6.15.3. Exigence de personne responsable
Chaque locataire doit désigner une personne responsable qui :

• Est nommée dans le contrat de location
• Est présente sur les lieux pendant toute la durée de l’événement
• Est personnellement responsable du respect des conditions de location

L’absence de cette personne ou la fourniture de fausses informations peut entraîner l’annulation de l’événement sans remboursement.

6.15.4. Interdiction d’alcool extérieur
L’introduction, la possession ou la consommation d’alcool non servi par le personnel ou les bénévoles municipaux est strictement interdite dans les installations municipales, même si aucun service de bar n’a été demandé.

• Aucun alcool extérieur n’est permis, en tout temps.
• Si de l’alcool extérieur est découvert, le personnel est autorisé à mettre fin à l’événement immédiatement.
• Aucun remboursement ne sera accordé, et le dépôt complet sera retenu.
• Cette règle s’applique à tous les utilisateurs : locations privées, événements communautaires ou réservations par des tiers parties.
• La consommation d’alcool est strictement limitée aux zones désignées. Il est interdit de consommer de l’alcool dans le stationnement ou sur les terrains avoisinants.

6.15.5. Infractions répétées et gestion du risque
Les groupes ou individus ayant fait preuve de non-conformité dans le passé (même sous un autre nom ou contact) peuvent :

• Être refuser l’accès à des locations futures
• Être soumis à une approbation de location conditionnelle
• Devoir fournir un dépôt plus élevé ou assurer une surveillance supplémentaire

La municipalité se réserve le droit d’imposer des restrictions supplémentaires ou de refuser l’accès selon les préoccupations de sécurité documentées ou les infractions aux politiques municipales.

6.15.6. Discrétion du directeur
Le directeur des loisirs se réserve le droit de :

• Réévaluer la classification du risque de l’événement, le montant du dépôt ou les exigences en matière de sécurité, selon la nature de l’événement, les antécédents de l’organisateur ou toute autre considération de sécurité pertinente.
• Exempter certaines exigences (sécurité, dépôt) pour les organismes communautaires, groupes sans but lucratif ou événements appuyés par la municipalité lorsque le risque est jugé faible.

7. Responsabilités 

Departement des loisirs : S’assure qu’il n’y a aucun conflit de réservation et que la politique est envoyée au locataire.  

Directeur des loisirs : Résout les conflits et supervise la gestion des installations. 

Locataires : Assurent le respect de toutes les politiques, y compris fournir une preuve d’assurance et maintenir la propreté. 

8. Administration 

Le département de la récréation est responsable de l’application de cette politique et du traitement des violations. 

9. Exemptions (si applicable) 

N/A 

10. Modification de forme 

Le département des loisirs se réserve le droit d’apporter des modifications ou des mises à jour à la politique selon les besoins, sans l’approbation du conseil municipal. 

11. Erreurs ou Omissions 

Les erreurs ou omissions involontaires dans la politique seront corrigées par le Département de la récréation. 

12. Révision de la politique 

Cette politique sera révisée annuellement pour garantir sa conformité et sa pertinence. 

13. Date d’entrée en vigueur 

28 janvier 2025 

14. Références (si applicable) 

Politique sur les frais d’utilisation de la récréation 

POL : CL-01-2025 

15. Approbation 

Approuvé par : Conseil municipal
Date : 27 janvier 2025