Représentant au service à la clientèle et soutien administratif

Sommaire

Sous la supervision de la Trésorière, la personne titulaire du poste agit à titre de premier point de contact pour les visiteurs. Elle assure un service à la clientèle de qualité, effectue diverses tâches administratives et voit au bon fonctionnement des opérations courantes, incluant la gestion des paiements et des fournitures.

Principales responsabilités

Service à la clientèle et accueil

• Accueillir les citoyens et visiteurs avec courtoisie et professionnalisme, analyser leurs besoins et les orienter vers le département ou personne appropriée;
• Répondre aux appels téléphoniques, prendre les messages au besoin et acheminer les demandes vers les départements concernés;
• Fournir des renseignements généraux sur les programmes, services, règlements, installations et procédures de la Municipalité;
• Recevoir, enregistrer, et acheminer les demandes, plaintes, requêtes, ou signalements aux départements concernés;
• Assurer le suivi de certaines demandes conformément aux procédures établies;
• Maintenir un environnement d’accueil professionnel et assurer la disponibilité des formulaires, documents, et dépliants destinés au public;
• Effectuer toute autre tâche connexe

Gestion des paiements

• Percevoir les paiements de taxes, de services municipaux, et d’autres comptes au comptoir par les modes paiement autorisés;
• Émettre les reçus et assurer l’exactitude des transactions et des informations saisies;
• Préparer les dépôts et effectuer la conciliation quotidienne de la caisse conformément aux procédures établies;
• Maintenir la confidentialité des renseignements personnels conformément à la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP/MFIPPA);
• Effectuer le balancement de la caisse régulièrement et assurer un suivi rigoureux;
• Appliquer rigoureusement les procédures internes en matière de gestion des encaissements et de sécurité des fonds;
• Effectuer toute autre tâche connexe

Gestion des fournitures et logistique

• Assurer le suivi et le réapprovisionnement des fournitures et matériel de bureau et en maintenir des niveaux adéquats de stock;
• Effectuer les commandes, la réception et la distribution des fournitures et du matériel;
• Assurer le bon fonctionnement des équipements de bureau et coordonner les appels de service au besoin;
• Effectuer toute autre tâche connexe

Soutien organisationnel

• Contribuer au bon fonctionnement quotidien des bureaux municipaux;
• Recevoir, trier, distribuer et expédier le courrier, les colis, les télécopies et les courriels généraux de la Municipalité;
• Préparer les envois postaux réguliers et spéciaux;
• Gérer les réservations de la salle du conseil;
• Effectuer du traitement de texte, saisie de données, classement physique et électronique et diverses tâches administratives;
• Mettre à jour certaines listes, bases de données, répertoires et registres administratifs;
• Préparer ou mettre en forme des documents, formulaires, lettres et correspondances de nature administrative;
• Effectuer toute autre tâche connexe

Qualifications et exigences

Éducation

• Diplôme d’études secondaires; formation en administration (un atout);

Expérience

• 2 à 3 expériences dans un poste similaire

Connaissances spécifiques

• Excellente habileté en communication orale et écrite, tant en français qu’en anglais;
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique (suite Microsoft Office, débutant en Excel, avancé Word, Teams, etc)..

Aptitudes

• Excellent sens du service à la clientèle;
• Rigueur, intégrité et honnêteté, notamment dans la gestion des encaissements;
• Sens de l'organisation, autonomie et souci du détail;
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément;
• Bon jugement, esprit d’analyse et capacité à bien orienter les demandes;
• Discrétion, professionnalisme et respect de la confidentialité;
• Sens de l'initiative, débrouillardise et capacité d'adaptation;
• Capacité à résoudre des problèmes et à gérer des situations délicates avec tact;
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique comportant de nombreuses interruptions;
• Esprit d'équipe et aptitude à collaborer avec divers services.

Conditions de travail

Exigences physiques

• Modéré
• Peut occasionnellement être appelé à soulever des boîtes pesant environ 5 kg.

Environnement de travail

• Traitement des demandes des visiteurs et plaintes, tant en personne qu’au téléphone.

Détails

Heures

• 35 heures par semaine

Rémunération

• Taux horaire : 26.93$ de l’heure 

Avantages

• Régime complet d’avantages sociaux
• Régime de retraite OMERS
• Programme d’aide aux employés (Dialogue)

Lieu de travail

• Casselman

Date d’entrée en fonction

• 28 septembre, 2026

Exigences supplémentaires

Une vérification du casier judiciaire à jour doit être fournies à l’embauche.