Numéro de la politique : POL-REC-01-25
Version : V1
Titre : Politique d’attribution et de location des patinoires, terrains, pistes de marche et salles de quilles
Date d’entrée en vigueur : 28 janvier 2025
Autorité d’approbation : Département des loisirs
Date de révision prévue: 28 janvier 2026
Personne-ressource pour la politique : Justin Lafrance, Directeur de la Récréation par Intérim
Département initiateur : Récréation
Résumé : Cette politique établit des lignes directrices complètes pour l’attribution et la gestion de l’utilisation des patinoires, terrains, pistes de marche et installations de quilles au Complexe sportif de La Nation et au Centre récréatif de St-Isidore. Elle garantit la sécurité, un accès équitable et la conformité aux règlements municipaux tout en promouvant une gestion efficace des installations. Cette politique s’applique à tous les locataires, utilisateurs et parties prenantes des installations.
1. Déclaration de la politique
La Politique d’attribution et de location des patinoires, terrains, pistes de marche et salles de quilles de la Municipalité de La Nation fournit des règles claires et cohérentes pour l’utilisation des installations récréatives, garantissant la sécurité, un accès équitable et la conformité aux règlements.
2. Objectif
Définir les procédures de location et d’utilisation des installations municipales, en assurant un accès équitable pour tous les utilisateurs tout en maintenant la sécurité et l’efficacité opérationnelle.
3. Portée
Cette politique s’applique à tous les utilisateurs, locataires et parties prenantes du Complexe sportif de La Nation et du Centre récréatif de St-Isidore.
4. Autorité législative
Cette politique est guidée par la Politique des frais d’utilisation des loisirs et par tout règlement municipal et provincial applicable.
5. Définitions
Attribution : Le processus de répartition du temps disponible des installations en fonction des priorités établies et des demandes de réservation.
Confirmation de réservation : Un accord signé par le locataire pour respecter toutes les règles des installations et finaliser sa réservation.
Dépôt de garantie : Frais remboursables exigés des locataires pour couvrir d’éventuels dommages durant l’utilisation des installations.
Supplément pour jour férié : Frais supplémentaires appliqués pour les locations ayant lieu pendant les jours fériés statutaires.
Assurance responsabilité civile : Une assurance obligatoire détenue par les locataires pour couvrir les risques et dommages lors de l’utilisation des installations, avec une couverture minimale requise de 2 millions de dollars.
Contrat à long terme : Un accord de location couvrant plusieurs mois ou saisons, souvent nécessitant des chèques postdatés ou des paiements programmés.
Association de sports mineurs : Une organisation axée sur les activités sportives pour les jeunes, ayant priorité pour les locations d’installations.
Chèque postdaté : Un chèque daté pour une date future, utilisé pour les paiements programmés dans le cadre de contrats à long terme.
Preuve de résidence : Documentation exigée pour bénéficier des tarifs de location réservés aux résidents.
Politique des frais d’utilisation des loisirs : Un document de référence connexe détaillant les tarifs de location des installations, y compris les distinctions entre les tarifs pour résidents et non-résidents.
Temps de transition : Une courte période désignée entre les locations pour permettre aux utilisateurs de quitter les lieux et préparer l’installation pour le groupe suivant.
6. Politique
6.1. Fermetures pour jours fériées
Fermeture standard : Les installations seront fermées les 24, 25, 26 décembre et le 1er janvier.
Jours fériés statutaires : Pour les autres jours fériés, les installations resteront fermées à moins que 3 heures consécutives soient réservées.
Suppléments : Les frais supplémentaires pour les locations durant les jours fériés sont détaillés dans la Politique des frais d’utilisation des loisirs.
6.2. Confirmation des réservations
Les locataires doivent signer la facture pour confirmer leur réservation et s’engager à respecter toutes les règles et règlements des installations.
6.3. Responsabilité et assurance
La Municipalité de La Nation décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de dommage causé aux biens personnels ou à l’équipement des utilisateurs. Les locataires doivent souscrire une assurance responsabilité civile appropriée pour couvrir les risques liés à l’utilisation des installations.
La Municipalité offre une assurance utilisateur aux locataires, dont le coût sera ajouté aux frais de location au moment de la réservation. Si le locataire préfère utiliser sa propre assurance, une preuve d’assurance avec une couverture minimale de 2 millions de dollars doit être transmise à la Municipalité au plus tard sept (7) jours après l’émission de la facture.
Pour les réservations effectuées dans un délai inférieur à sept (7) jours avant l’événement, cette preuve doit être fournie au plus tard 24 heures avant le début de la location. Les locataires sont entièrement responsables des dommages causés aux installations durant leur période de location et devront assumer les coûts associés.
6.4. Annulations
Pour les contrats dépassant 30 heures, les locataires sont autorisés à annuler jusqu’à 4 heures sans frais. Au-delà de cette tolérance, le paiement intégral sera exigé, sauf si le créneau horaire est rebooké avec succès. Les annulations de dernière minute doivent être communiquées au personnel des loisirs au moins 4 heures avant la location.
Les locataires sont encouragés à aider à trouver des remplaçants pour leurs créneaux annulés. Cependant, toutes les propositions de remplacement doivent être examinées et approuvées par le Département des loisirs afin de garantir le respect des politiques de l’installation et la disponibilité.
6.5. Dépôt et paiements
Un dépôt de garantie de 500 $ peut être exigé pour les locations afin de couvrir d’éventuels dommages.
Le paiement complet est dû dans les 30 jours suivant l’émission de la facture. Pour les locations émises dans les 30 jours précédant l’événement, le paiement doit être effectué avant le début de la location.
Les contrats à long terme nécessitent des chèques postdatés.
6.5.1 Association de hockey mineur : Les contrats de location saisonnière pour les associations mineures nécessitent des chèques mensuels postdatés, qui doivent être soumis avant la première location de la saison.
6.5.2 Ligues adultes : Les ligues adultes avec des contrats de location saisonnière doivent soumettre leur paiement selon les modalités suivantes :
- Septembre à décembre : Le paiement doit être reçu au plus tard le 31 octobre.
- Janvier à mars : Le paiement doit être reçu au plus tard le 31 décembre.
6.6. Tarifs de location
Les tarifs de location sont révisés et mis à jour annuellement par le conseil municipal et publiés dans la Politique sur les frais d’utilisation des loisirs. Des tarifs différents peuvent s’appliquer pour les résidents et les non-résidents de la Municipalité de La Nation. Une preuve de résidence est requise pour bénéficier du tarif résident.
- 6.7. Priorités des réservations
- 6.7.1. Ordre de priorité:
- Associations sportives locales pour mineurs
- Ligues adultes locales
- Associations sportives extérieures pour mineurs
- Ligues adultes extérieures
- Toutes les autres demandes
6.7.2. Considérations spéciales:
- Les contrats à long terme ont priorité sur les réservations à court terme.
- Les ligues adultes peuvent avoir priorité après 20 h.
- La programmation interne dispose de créneaux réservés en semaine et les fins de semaine, mais ces créneaux peuvent être annulés avec un préavis de 24 heures.
- Tous les conflits liés à l’attribution des installations récréatives seront résolus par le directeur des loisirs.
6.7.3. Entreposage:
Un espace d’entreposage pour l’équipement peut être offert à certaines organisations en fonction d’un accord avec le Département des loisirs. Le Département des loisirs se réserve le droit de révoquer les privilèges d’entreposage à tout moment.
6.8. Règlement d’utilisation des installations
6.8.1. Règles générales:
- Les loteries (par exemple, tirages 50/50) sont interdites sans l’approbation préalable de la Municipalité de La Nation.
- Les locataires et participants doivent quitter les lieux immédiatement après leur temps réservé. Des frais supplémentaires s’appliqueront pour tout temps supplémentaire utilisé.
- Tous les utilisateurs doivent suivre les instructions du personnel. Le non-respect peut entraîner l’annulation immédiate des réservations ou des restrictions sur les réservations futures.
- Les mineurs doivent être supervisés par un adulte responsable en tout temps.
- La possession ou la consommation d’alcool et de substances illégales est strictement interdite.
6.8.2. Règles spécifiques au terrain du Complexe sportif de La Nation :
- Les spectateurs doivent rester dans les zones désignées situées aux extrémités nord et sud de la piste de marche.
- Les locataires doivent maintenir la propreté des lieux pour éviter des frais de nettoyage supplémentaires.
- Seules des chaussures propres et d’intérieur sont autorisées sur les terrains. Les crampons métalliques et chaussures d’extérieur sont strictement interdits.
- Seule l’eau est permise sur les terrains et la piste de marche. La nourriture et les autres boissons sont interdites.
- Les 5 dernières minutes de chaque période de location sont réservées à la transition entre les locataires.
6.8.3. Règles spécifiques à la glace du Centre récréatif de Saint-Isidore :
- Le port du casque est obligatoire pour les participants de moins de 12 ans et pour tous les joueurs de hockey. Peu importe l’âge, le port du casque est fortement recommandé.
- Les locataires ont accès aux vestiaires 30 minutes avant et 20 minutes après leur temps réservé. Les vestiaires doivent être laissés propres et rangés.
- Les 10 dernières minutes de chaque période de location sont réservées au resurfaçage de la glace.
6.8.4. Règles spécifiques à la piste de marche :
- Des chaussures propres et d’intérieur sont obligatoires sur la piste de marche. Les bottes, chaussures d’extérieur et crampons sont strictement interdits.
- Les objets suivants sont interdits sur la piste : bâtons, balles, rondelles ou tout autre objet pouvant compromettre la sécurité des marcheurs/coureurs.
- Les enfants de moins de 12 ans doivent être accompagnés d’un adulte en tout temps.
- Les poussettes sont autorisées sur la piste de marche, mais les utilisateurs doivent s’assurer de ne pas obstruer les autres marcheurs.
- Seule l’eau est permise sur la piste de marche. La nourriture et les autres boissons sont interdites.
- Soyez courtois envers les autres utilisateurs. Évitez de bloquer les voies et cédez le passage si nécessaire. Les comportements perturbateurs ne seront pas tolérés et peuvent entraîner une expulsion de l’installation.
- Utilisez les voies de la piste comme suit :
- Dépassez dans la voie extérieure.
- Utilisez les deux voies intérieures pour la marche lente et rapide.
- Utilisez la voie extérieure pour la course.
6.8.5. Règles spécifiques au bowling:
- Les chaussures d’extérieur sont interdites dans la zone de bowling. Des chaussures de bowling peuvent être louées.
- Les locataires ne sont pas autorisés à apporter de la nourriture dans la zone de bowling.
- Un groupe d’au moins 10 personnes est requis pour demander une location en dehors des heures d’ouverture régulières.
6.9. Dates de saison
6.9.1. Dates des saisons pour les terrains
- Saison régulière : du 15 septembre au 30 avril
- Saison estivale : du 1er mai au 14 septembre
6.9.2. Dates des saisons pour la glace
- Saison régulière : du 15 septembre au 30 avril
- Saison estivale : date d’ouverture au 14 septembre et du 1er mai à la date de fermeture
7. Responsabilités
Directeur des loisirs : Résout les conflits et supervise la gestion des installations.
Locataires : Assurent le respect de toutes les politiques, y compris fournir une preuve d’assurance et maintenir la propreté.
8. Administration
Le département de la récréation est responsable de l’application de cette politique et du traitement des violations.
9. Exemptions (si applicable)
N/A
10. Modification de forme
Les modifications mineures (par exemple, correction de fautes typographiques) peuvent être apportées par le Département de la récréation sans l’approbation du conseil municipal.
11. Erreurs ou Omissions
Les erreurs ou omissions involontaires dans la politique seront corrigées par le Département de la récréation.
12. Révision de la politique
Cette politique sera révisée annuellement pour garantir sa conformité et sa pertinence.
13. Date d’entrée en vigueur
28 janvier 2025
14. Références (si applicable)
Politique sur les frais d’utilisation de la récréation
15. Approbation
Approuvé par : Conseil municipal
Date : 27 janvier 2025