Politique sur les Fonds d’engagement communautaire
Numéro de la politique : POL-CL-01-2025
Version : V#1
Titre : Politique sur les Fonds d’engagement communautaire
Date d’entrée en vigueur: 1er janvier 2025
Autorité d’approbation : Conseil
Numéro de résolution: RES-CM-19-2025
Date de révision prévue: Décembre 2026
Personne-ressource pour la politique : Bureau de la Greffe et Département des loisirs
Département initiateur : Bureau de la Greffe
Note concernant la documentation bilingue: En cas de divergence entre les versions anglaise et française d’un texte, la version anglaise prévaut.
Résumé : L’objectif de cette politique est d’établir des lignes directrices concernant le processus d’approbation et la remise de contributions monétaires et en nature municipales, ainsi que des tarifs réduits pour la location de salles à des groupes, associations et organisations à but non lucratif.
Historique des révisons:
N/A
1. DÉCLARATION DE LA POLITIQUE
1.1. La Municipalité de La Nation s’efforce de promouvoir des activités qui favoriseront le bien-être culturel, social et économique de la communauté. Pour cette raison, le Conseil de la Municipalité de La Nation s’engage à recevoir et traiter toutes les demandes d’aide financière de manière cohérente et équitable.
2. OBJECTIF
2.1. L’objectif de cette politique est d’établir des lignes directrices concernant le processus d’approbation et la remise de contributions monétaires et en nature municipales, tel qu’établi à l’article 6.1 de la présente politique, ainsi que des tarifs réduits pour la location de salles à des groupes, associations et organisations à but non lucratif, tel qu’établi à l’article 6.2 de la présente politique.
3. PORTÉE
3.1. Cette politique s’applique à toute demande de contributions municipales monétaires ou en nature ainsi qu’à la dispense des frais de location de salle.
4. AUTORITÉ LÉGISLATIVE
Non-applicable
5. DÉFINITIONS
Non-applicable
6. POLITIQUE
6.1. Contributions municipales monétaires ou en nature
6.1.1. Allocation budgétaire pour les contributions monétaires ou en nature
Le conseil allouera un budget annuel pour les contributions monétaires et en nature. Ce fonds, ainsi que le fonds discrétionnaire de 10 000 $ fourni par les Comtés unis de Prescott-Russell, seront utilisés exclusivement pour fournir un soutien aux groupes admissibles sous forme de contributions monétaires ou en nature.
6.1.2. Admissibilité aux contributions monétaires et en nature
Les dons monétaires municipaux ou les contributions en nature sont disponibles pour les groupes, associations et organisations à but non lucratif.
Les dons seront accordés uniquement aux groupes, associations ou organisations à but non lucratif qui servent les résidents de la Municipalité de La Nation, ainsi qu’aux événements communautaires organisés à l’intérieur de ses limites.
6.1.3. Inadmissibilité aux contributions monétaires et en nature
Aucun don municipal ne sera accordé aux entités suivantes :
- Individus;
- Les organisations ou activités de nature politique;
- Les activités bénéficiant uniquement aux membres d’un groupe;
- Si une activité est jugée discriminatoire, contraire aux politiques et valeurs municipales, ou illégale;
- Les bourses scolaires;
- Écoles;
- Les groupes religieux ou les activités de nature religieuse;
- Les équipes sportives, ligues ou associations à but lucratif.
6.1.4. Conditions des dons monétaires ou en nature
6.1.4.1. Une demande par an par demandeur : Les demandeurs ne peuvent obtenir qu’UNE contribution, y compris des contributions en nature, pour l’année civile (soit pour un événement ou pour les événements de l’année).
6.1.4.2. Location de salle: Les dons monétaires destinés à couvrir les frais de location de salle dans les installations municipales ne seront pas acceptés. Les réductions de frais de location de salle et les exonérations de frais seront traitées conformément à l’article 6.2 de la présente politique.
6.1.4.3. Autres sources de financement: Les fonds municipaux ne peuvent pas être la seule source de financement d’un groupe ou d’un événement.
6.1.5. Processus de demande pour les contributions monétaires ou en nature
6.1.5.1. Date limite
Afin de garantir une allocation efficace des fonds, nous vous prions de bien vouloir soumettre tous les formulaires de demande au bureau de la Greffe avant le 30 janvier de l’année en cours. Les demandes reçues après cette date limite seront tout de même présentées au Conseil pour examen; cependant, la disponibilité des fonds ne peut être garantie.
Les demandeurs sont responsables de s’assurer que leur demande est soumise à temps, conformément aux dates des réunions prévues du conseil, afin de permettre son examen et son approbation.
Les dates prévues des réunions régulières du conseil peuvent être consultées sur la page du calendrier des événements du site web de la Municipalité de The Nation en suivant ce lien : Liens vers le Calendrier des événements sur le site web de La Nation
Toutes les demandes de financement, quelle que soit la date de soumission, sont soumises à l’approbation du Conseil, et l’approbation n’est pas garantie.
6.1.5.2. Comment appliquer
Les demandeurs doivent remplir et soumettre le formulaire de demande en ligne du Fonds d’engagement communautaire en suivant ce lien: www.nationmun.ca/demande-de-don. L’article 6.3 de la présente politique prévoit des formats alternatifs de demande.
Toutes les demandes dûment complétées, lisibles et admissibles seront présentées au Conseil lors d’une réunion régulière du Conseil.
(a) Pour les demandes de contribution monétaire, le Conseil doit adopter une résolution pour approuver le don, spécifier le montant à allouer et identifier le compte à partir duquel les fonds seront prélevés. Une fois approuvée, la résolution sera transmise au service des Finances pour traitement.
(b) Pour les demandes de contribution en nature, les demandes seront soumises au Conseil pour une première évaluation. Si le Conseil manifeste son soutien, il demandera à l’Administration d’évaluer le personnel, les ressources et la valeur monétaire nécessaires pour la contribution demandée et de fournir une recommandation de suivi pour la décision finale du Conseil.
6.1.5.3. Les approbations et les montants accordés sont à la seule discrétion des membres du Conseil.
6.1.5.4. Les demandeurs seront informés du résultat, qu’il soit approuvé ou rejeté, dans les sept jours ouvrables suivant l’adoption de la résolution.
6.1.5.5. Le bureau de la Greffe rejettera les demandes qui ne sont pas admissibles en vertu de la présente politique. Les membres du Conseil seront informés par courriel de tout rejet et des raisons à l’appui, conformément à la politique en vigueur. Les membres du Conseil peuvent soumettre une demande d’exemption à la présente politique pour examen lors d’une réunion du Conseil.
6.1.6. Exigences après contribution
6.1.6.1. Reconnaissance
Pour les événements communautaires subventionnés, les demandeurs doivent reconnaître la Municipalité de La Nation (par exemple, une bannière ou un panneau à leur événement avec le logo de La Nation) en reconnaissance du don. La Municipalité peut fournir des panneaux promotionnels préapprouvés au besoin.
6.1.6.2. Rapport après donation
Si le montant monétaire demandé et accordé dépasse 500,00 $, l’administration se réserve le droit de demander un rapport détaillant l’utilisation des fonds.
6.1.7. Annulation d’événement ou organisation dissoute
Si l’événement est annulé ou si le groupe, l’association ou l’organisation à but non lucratif est dissous et que des fonds ont été reçus, un remboursement complet doit être effectué à la Municipalité de La Nation dans les 30 jours suivant l’avis d’annulation ou de fermeture. Le non-respect de ces lignes directrices peut entraîner des actions de recouvrement contre le demandeur ou le refus de demandes de don à l’avenir.
6.1.8. Dons aux clubs Optimistes et aux clubs d’âgées
Au début de chaque année, le bureau de la Greffe soumettra un rapport au Conseil détaillant le statut actif des clubs de personnes âgées et des clubs Optimistes. Le Conseil doit adopter une résolution pour pré-approuver la liste des clubs admissibles à un don, spécifier le montant du don et identifier les comptes à partir desquels les fonds seront prélevés.
Une fois le montant déterminé, les clubs actifs peuvent soumettre une demande de contribution (ne dépassant pas le montant fixé par le Conseil), qui sera gérée par le bureau du greffier pour confirmer l’admissibilité. La date limite pour que les clubs Optimistes et les clubs de personnes âgées soumettent leur demande de don annuel est le 31 octobre de la même année, après quoi le montant ne sera plus réservé à leur organisation.
6.1.9. Chèques non-encaissés
Les chèques qui ne sont pas encaissés d’ici la fin de l’année fiscale (31 décembre) seront annulés et ne seront pas réémis, rendant ainsi les fonds alloués non disponibles. Les organisations ne pourront pas récupérer des financements de l’année précédente. Pour recevoir des fonds dans la nouvelle année, les organisations devront soumettre une nouvelle demande pour l’allocation de l’année à venir. Toutefois, une extension jusqu’au 31 janvier de l’année suivante sera accordée pour les chèques datés de décembre.
6.1.10. Frais pour réémission de chèque
L’administration retiendra des frais de 100,00 $ sur la contribution pour couvrir les coûts associés à la réémission d’un chèque en cas de chèque perdu ou si le demandeur soumet des informations de paiement incorrectes à la municipalité.
6.1.11. Utilisation non-conforme des fonds
Tout groupe trouvé fournissant de fausses informations ou faisant un usage des fonds qui est non-conforme à la présente politique sera disqualifié des contributions futures et pourrait être tenu de rembourser le montant de la contribution.
6.2 Rabais sur les locations de salles
6.2.1. Allocation budgétaire sur les rabais sur les locations de salles
Si le Conseil a alloué un budget pour les réductions de location de salles, les fonds de ce budget seront utilisés exclusivement pour soutenir les groupes admissibles dans la location des installations municipales pour des événements à caractère communautaire.
6.2.2. Groupes et événements admissibles pour les réductions sur les locations de salles
- Groupes préapprouvés : Il s’agit des organisations à but non lucratif, des œuvres de charité enregistrées et des groupes communautaires qui ont été préapprouvés par le conseil et inscrits pour une admissibilité automatique.
- Autres groupes : Les organisations qui ne figurent pas sur la liste préapprouvée, telles que les nouveaux groupes ou les groupes émergents, doivent faire une demande d’approbation auprès du Conseil.
- Tous les groupes admissibles doivent démontrer un avantage clair pour la communauté, en favorisant des activités culturelles, récréatives, sociales ou éducatives.
6.2.3. Groupes et événements inadmissibles pour les réductions de location de salle
- Entreprises privées, individus et organisations à but lucratif.
- Groupes politiques ou événements ayant un objectif politique principal.
- Événements privés tels que des mariages, des fêtes ou des entreprises commerciales.
6.2.4. Conditions de réduction de location de salles
6.2.4.1. La réduction sera accordée selon le principe du premier arrivé, premier servi, jusqu’à épuisement des fonds alloués pour l’année.
6.2.4.2. Montant de la réduction : Les groupes admissibles, qui seront préapprouvés au début de chaque année par résolution du Conseil, pourront bénéficier d’une réduction de 50 % sur les frais de location des salles municipales.
6.2.4.3. Couverture complète pour les événements majeurs : Dans le cadre du fonds alloué, un festival majeur ou un grand événement communautaire par communauté (par exemple, des festivals, des foires de village) sera admissible à une couverture de 100 % des frais de location des salles. Cela s’applique aux événements ayant un impact significatif sur la communauté et réunissant une grande partie de la population. La liste des événements admissibles sera préapprouvée au début de chaque année par résolution du Conseil.
6.2.4.4. Types de location : Les réductions s’appliquent uniquement à la location des salles et ne couvrent pas les services supplémentaires (par exemple, service de bar, personnel, équipement).
6.2.5. Processus pour faire une demande de réservation à tarif réduit
Les demandeurs doivent déposer leur demande de réservation de salle en remplissant le formulaire intégré qui se trouve sur notre site web en suivant ce lien: www.nationmun.ca/demande-de-don.
L’article 6.3 de la présente politique prévoit des formats alternatifs de demande.
6.2.5.1. Groupes préapprouvés : Ces groupes n’ont qu’à remplir le formulaire du Fonds d’engagement communautaire 30 jours avant l’événement pour être admissibles à la réduction.
6.2.5.2. Groupes non préapprouvés : Les groupes qui ne figurent pas sur la liste préapprouvée doivent remplir le formulaire du Fonds d’engagement communautaire et le soumettre au moins 30 jours avant l’événement. La demande sera soumise au conseil pour approbation. Les demandeurs sont responsables de s’assurer que leur demande est soumise dans les délais, conformément aux dates des réunions prévues du conseil, afin de permettre un examen et une approbation.
Les dates prévues des réunions régulières du conseil peuvent être consultées sur la page du calendrier des événements du site web de la Municipalité de La Nation en suivant ce lien : Évènements from 20 février – 20 février – The Nation
6.2.5.3. Documents requis:
- Preuve du statut à but non lucratif ou de charité (si non préapprouvé)
- Description de l’événement et comment il bénéficie à la communauté
6.2.6. Processus d’examen et d’approbation pour les réductions de location de salle
6.2.6.1. Groupes préapprouvés : Lors de la soumission du formulaire de demande, ces groupes seront automatiquement admissibles à la réduction de 50 %, sous réserve de la disponibilité des fonds.
6.2.6.2. Groupes non préapprouvés : Le Conseil examinera les demandes selon le principe du premier arrivé, premier servi. Si des fonds sont disponibles, le Conseil évaluera les demandes en fonction des critères suivants : impact sur la communauté, besoin financier démontré et alignement avec les priorités municipales.
6.2.9.3. Demandes pour événements majeurs : Pour les groupes demandant une couverture de 100 % des frais de location de salle pour un événement communautaire majeur, la demande doit démontrer clairement l’envergure et l’importance de l’événement.
6.2.6.4. Notification : L’équipe de loisirs informera les demandeurs de la décision du conseil dans les 7 jours ouvrables suivant la décision.
6.2.6.5. Demandes non-admissibles : Le département des loisirs refusera les réductions de location de salle pour les organisations qui ne sont pas admissibles en vertu de la présente politique. Les membres du Conseil seront informés par courriel de tout refus et de la raison de ce refus, conformément à la politique actuelle. Les membres du Conseil peuvent soumettre une demande d’exemption à la présente politique pour que le Conseil l’examine lors d’une réunion du Conseil.
6.2.7. Conditions d’utilisation des réductions de location de salle
6.2.7.1. Approbation des rabais: Les groupes approuvés doivent signer un contrat de location précisant le tarif réduit et les conditions d’utilisation.
6.2.7.2. Annulations: Si un événement est annulé, les fonds alloués seront réaffectés à d’autres demandes dans le cadre du budget disponible. Le groupe doit soumettre une nouvelle demande s’il souhaite reprogrammer ou organiser un futur événement en utilisant la réduction. Les demandeurs seront responsables de 100 % des frais de location de la salle s’ils annulent moins de 7 jours avant l’événement et si la salle ne peut pas être relouée
6.2.7.3. Rapport après l’événement: Les groupes bénéficiant de la réduction pourraient être tenus de soumettre un bref rapport sur l’événement, indiquant la fréquentation et l’impact sur la communauté, dans les 30 jours suivant l’événement
6.2.7.4. Utilisation non-conforme: Tout groupe reconnu pour avoir fourni de fausses informations ou abusé de la réduction sera disqualifié des futures réductions et pourrait être tenu de rembourser le montant de la réduction accordée.
6.3. Options pour postuler au Fonds d’engagement communautaire
Les demandes doivent être soumises de l’une des manières suivantes :
- En ligne
Les demandeurs peuvent remplir le formulaire intégré de demande du Fonds d’engagement communautaire disponible sur notre site web en suivant ce lien : Lien vers le formulaire de demande du Fonds d’engagement communautaire. - Courriel
Le formulaire de demande du Fonds d’engagement communautaire, trouvé à l’Annexe A, peut être envoyé par courriel à la Greffe à l’adresse courriel suivante : clerk@nationmun.ca. - Courrier
Les demandeurs peuvent envoyer une copie papier du formulaire de demande du Fonds d’engagement communautaire trouvé à l’Annexe « A » à l’adresse suivante :
Municipalité de La Nation
Bureau de la Greffe
958 Route 500 Ouest
Casselman ON K0A 1M0 - En personne
Les demandeurs peuvent remettre en main propre les formulaires remplis à l’un de nos deux bureaux municipaux :
Hôtel de ville
Bureau de la Greffe
958 Route 500 Ouest,
Casselman ON K0A 1M0
du lundi au vendredi: entre 8:30 a.m. à 12:00 p.m. et entre 12:30 p.m. à 4 p.m.Bureau satellite
Attention : Bureau de la Greffe
3248 Chemin de comté 9,
Fournier ON K0B 1G0
du lundi au vendredi: entre 8:30 a.m. à 12:00 p.m. et entre 12:30 p.m. à 4 p.m.
7. RESPONSABILITÉS
7.1. La municipalité de La Nation est responsable de la mise en œuvre et de l’application de la politique actuelle, telle qu’adoptée par le Conseil.
7.2. Les demandeurs sont responsables de se conformer aux termes de la présente politique et de fournir des informations véridiques lors du processus de demande et de rapport.
8. ADMINISTRATION
8.1. Le bureau de la Greffe est responsable de l’administration des demandes de dons monétaires et en nature, conformément à la présente politique.
8.2. Le département des loisirs est responsable de l’administration des demandes de réduction de location de salle, conformément à la présente politique.
9. EXEMPTIONS (si applicable)
9.1. Le bureau de la Greffe ou le département des loisirs refusera les demandes qui ne sont pas admissibles en vertu de la présente politique. Les membres du Conseil seront informés par courriel de tout refus et de la raison de ce refus, conformément à la politique actuelle. Les membres du Conseil peuvent soumettre une demande d’exemption à la présente politique pour que le Conseil l’examine lors d’une réunion du Conseil
10. MODIFICATION DE FORME
10.1. La Greffe et / ou la Direction générale se réserve le droit d’apporter des modifications de mise à jour à cette politique sans nécessiter d’approbation formelle du Conseil. Les modifications de mise à jour incluent, mais ne se limitent pas à, la correction des erreurs typographiques, les ajustements de format, la mise à jour des titres, des noms de départements ou des références, et d’autres changements non substantiels qui ne modifient pas l’intention ou l’application de la politique
10.2. Toute modification de mise à jour sera documentée, et une version mise à jour de la politique sera distribuée à toutes les parties prenantes concernées.
11. ERREURS OU OMISSIONS
La municipalité s’efforce d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité de cette politique. Cependant, des erreurs ou omissions non intentionnelles peuvent survenir. Dans de tels cas, la municipalité se réserve le droit de modifier, corriger ou clarifier la politique si nécessaire pour résoudre toute divergence ou lacune.
Si une erreur ou une omission est identifiée, cela n’annulera pas l’intention de la politique ni les décisions connexes prises de bonne foi. La municipalité prendra des mesures raisonnables pour rectifier le problème rapidement et communiquera toute mise à jour aux parties prenantes concernées
12. RÉVISION DE LA POLITIQUE
12.1. La révision de la politique actuelle est prévue tous les deux ans, par le bureau de la Greffe et le département des loisirs en collaboration avec le département des finances
13. DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR
13.1 1er Janvier 2025
14. RÉFÉRENCES (si applicable)
Not applicable
15. APPROBATION
La présente politique sera approuvée par une résolution du Conseil.