LA CORPORATION DE LA MUNICIPALITÉ DE LA NATION
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
Date d’approbation : 16 septembre 2013
Résolution : 538-2013
Révisée le : 2 décembre 2019
Résolution pour la révision : 721-2019
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
NOTRE ENGAGEMENT À LA VIE PRIVÉE
La protection de la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels sont un aspect important de la manière dont la municipalité de La Nation mène ses activités. Recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels de façon appropriée, responsable et éthique est fondamental pour les opérations quotidiennes de La Nation.
La Nation s’efforce de protéger et de respecter les renseignements personnels de ses clients, employés et partenaires commerciaux conformément à toutes les lois provinciales et fédérales en vigueur. Chaque employé de La Nation doit respecter ces procédures et pratiques lors du traitement de renseignements personnels.
APPLICABILITÉ
Cette politique de confidentialité informe de l’engagement de La Nation envers la vie privée et établis les méthodes par lesquelles la confidentialité est assurée. Cette politique de confidentialité s`applique à tous les renseignements personnels en possession et sous le contrôle de La Nation.
DÉFINITIONS
« Renseignements personnels » est défini comme toute information permettant
d’identifier un individu ou un groupe d’individus, y compris le nom, la date de naissance, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, le numéro d’assurance sociale/sécurité, la nationalité, le sexe, les antécédents médicaux, les données financières, les numéros de carte de crédit, les numéros de comptes bancaires, les actifs, les dettes, les passifs, les dossiers de paiement, les dossiers de crédit, les documents de prêt, les points de vue et les opinions personnelles.
« Renseignements commerciaux » est défini comme le nom du commerce, l’adresse et le numéro de téléphone de l’entreprise, le nom du propriétaire, du directeur général ou du directeur, les titres de postes, les numéros d’enregistrement d’entreprise et la situation financière. Les renseignements commerciaux sont considérés et traités avec le même niveau de confidentialité, de discrétion et de respect que les renseignements personnels.
« Consentement » se produit est obtenu lorsqu’une personne signe une demande ou un autre formulaire contenant des renseignements personnels, autorisant ainsi La Nation à recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels aux fins indiquées sur le formulaire ou dans la section « utilisation appropriée » de la présente politique.
Un consentement implicite est accordé par l’individu lorsqu’il signe la demande ou le Cela permet à La Nation d’obtenir ou de vérifier les renseignements à l’aide de tierces parties (telles que les banques, bureaux de crédit, les prêteurs ou les compagnies d’assurance) pour évaluer l’admissibilité d’une personne, d’un client, d’un demandeur d’emploi ou d’un partenaire d’affaires.
UTILISATION APPROPRIÉE
La Nation recueille et utilise des renseignements personnels uniquement dans le but de mener ses activités et de développer une compréhension de ses clients. La Nation déclare par la présente que les renseignements personnels seront uniquement utilisés aux fins suivantes :
- Demandes d’emploi
- Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée
- Application des lois
- Plans de paiement des taxes municipales
- Permis de construction
- Demandes d’aménagement et de zonage
- Buts administratifs
ÉNONCÉS DE LA POLITIQUE
- La Nation assume la pleine responsabilité des renseignements personnels en sa possession et sous son contrôle. La Nation a nommé la directrice générale/greffière comme gardienne de toutes les questions de confidentialité et de conformité aux lois de la vie privée.
- La Nation obtient des renseignements personnels directement auprès du particulier qui possède l’information. Les individus ont le droit de savoir comment La Nation utilise les renseignements personnels et la municipalité limitera l’utilisation de tous les renseignements personnels recueillis à ce qui est uniquement nécessaire pour les fins indiquées ci-haut. La Nation obtiendra un consentement si des renseignements personnels doivent être utilisés à d’autres La Nation n’utilisera pas ces renseignements sans le consentement de l’individu.
- En aucun cas, La Nation vendra, distribuera ou divulguera de quelque façon que ce soit des renseignements personnels ou ou des listes de contacts à des tierces Toutefois, une divulgation limitée peut être exigée dans le cadre des obligations ou opérations quotidiennes de La Nation. Ceci peut inclure des experts- conseils, fournisseurs ou partenaires d’affaires de La Nation, mais seulement avec l’entente que ces parties obéissent et se conforme à cette politique de confidentialité, dans la mesure nécessaire pour compléter leurs propres activités commerciales et opérations quotidiennes.
- La Nation conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire pour l’exercice de ses activités. Une fois que les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils seront détruits d`une façon sûre et sécuritaire. Toutefois, certaines lois peuvent exiger que certains renseignements personnels soient conservés pour une durée spécifiée. Si tel est le cas, la loi remplacera cette politique.
- La Nation s’engage à protéger les renseignements personnels avec les mesures de sécurité, les moyens de protection physiques et les précautions électroniques appropriés. La Nation conserve les renseignements personnels grâce à une combinaison de dossiers papier et électroniques. Lorsque la loi ou les politiques de poursuite des activités/reprise après sinistre l’exigent, les anciens dossiers peuvent être conservés en lieu sécuritaire hors site.
- L’accès aux renseignements personnels sera autorisé uniquement pour les employés et les autres agents de La Nation qui ont besoin des renseignements pour exercer leurs fonctions de travail et pour ceux autrement autorisés par la loi.
- Les systèmes de réseau et les systèmes informatiques de La Nation sont sécurisés par des mots de passe Seules les personnes dument autorisées ont accès aux bases de données et aux systèmes sécurisés.
- Les dossiers actifs sont conservés dans des classeurs verrouillés.
- Les routeurs et serveurs connectés à l’Internet sont protégés par un pare-feu et sont également protégés contre les attaques de virus ou d’espionnage par des solutions logicielles.
- La majorité de l’information accessible sur le site web de La Nation ne vous oblige pas de vous Vous pouvez y accéder de façon anonyme. Toutefois, les renseignements personnels sont recueillis lorsque vous choisissez de les fournir. Nous recueillons uniquement les renseignements personnels qui sont absolument nécessaires pour vous permettre de mener vos activités via le www.nationmun.ca.
Collecte des renseignements personnels via les communications en ligne
Nous recueillons et conservons les renseignements personnels pour les raisons suivantes :
- Pour traiter vos demandes pour des services ou autres informations.
- Pour communiquer avec vous concernant les services que vous avez demandés.
- Pour vous identifier si vous avez une requête ou une inquiétude par rapport à un service que vous avez demandé.
- Pour vous informer de changements à nos services offerts en ligne et pour vous informer d’interruptions de service.
- Pour répondre aux exigences légales et réglementaires.
De temps à autre, notre site peut vous demander des renseignements via des sondages. Votre participation à ces sondages est entièrement volontaire et vous avez le choix de divulguer ou de ne pas divulguer les renseignements demandés. L’information du sondage sera uniquement utilisée à des fins de contrôle et/ou d’amélioration de l’utilisation et de la satisfaction de ce site. Si vous choisissez de ne pas participer aux sondages, vous serez tout de même en mesure d’utiliser notre site ou de demander des services/produits de notre part.
- En vertu de la section 36 de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, un individu a le droit de demander l’accès à ses renseignements personnels qui sont sous le contrôle de La Nation et peut demander qu’une rectification de ses renseignements personnels soit faite en cas d’erreur ou d’omission. Un individu qui demande l’accès à ses renseignements personnels doit remplir le « Formulaire de demande d’accès et de rectification » disponible sur le site Web de la municipalité au nationmun.ca ou au bureau principal de La Nation situé au 958, route 500 ouest à Casselman. Le formulaire, accompagné du paiement de 5 $, doit être envoyé à Josée Brizard, DG/Greffière à la municipalité de La Nation – 958, route 500 ouest, Casselman, ON K0A 1M0.
- La Nation peut utiliser des renseignements personnels sans le consentement de la personne dans des circonstances particulières. Ces circonstances incluent, mais ne se limitent pas à :
- La Nation est tenue par la loi de divulguer des renseignements personnels afin de respecter les exigences d’une enquête de contravention locale, provinciale ou fédérale relevant des autorités compétentes.
- Une situation spéciale qui menacerait la vie, la santé ou la sécurité personnelle de l’individu.
- Si les renseignements personnels sont pour une étude de statistique ou une recherche interne.
- Si les renseignements personnels sont déjà accessibles au public.
- Si la divulgation est nécessaire pour enquêter sur une violation de contrat.
- En plus des déclarations contenues dans cette politique, La Nation assure que l’utilisation des renseignements personnels est faite conformément aux politiques existants, incluant :
- La politique sur les médias sociaux
- L’avis de non-responsabilité de Facebook
- La Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée
CONCLUSION
Toutes questions ou préoccupations concernant cette politique de confidentialité peuvent être adressées en nous contactant par téléphone au 613-764-5444, par télécopieur au 613-764-3310, par courriel à jbrizard@nationmun.ca ou via notre site Web au www.nationmun.ca. La Nation étudiera et répondra aux préoccupations concernant tout aspect de la gestion des renseignements personnels et abordera les préoccupations au meilleur de ses capacités.